Как написать деловое письмо на английском языке?

Меня зовут York Fern, я преподаватель английского языка с международным опытом, и сегодня я хочу поделиться тем, что знаю о такой важной теме, как деловое письмо на английском языке.

За годы работы учителем мне не раз приходилось писать официальные письма иностранным школам, университетам и работодателям. Признаюсь, вначале это было волнительно: казалось, что деловая переписка — это что-то сложное и неподъёмное. Однако со временем я разобралась во всех нюансах и даже полюбила этот процесс.

В этой статье я расскажу, какие бывают виды деловых писем, разберу структуру делового письма на английском по элементам и дам советы по оформлению. Также поделюсь личными примерами из практики и полезными фразами. Надеюсь, мои истории и рекомендации помогут вам чувствовать себя уверенно, когда понадобится написать собственное письмо. Приступим! 🚀

Виды деловых писем

Деловые или официальные письма бывают разных видов, в зависимости от цели и ситуации. Вот наиболее распространённые типы, с которыми мне доводилось сталкиваться:

• Письмо-предложение (Commercial Offer) — письмо, в котором предлагаются товары или услуги потенциальному партнёру. Например, школа может отправить такое письмо другой школе с предложением совместного проекта или обмена опытом.
• Письмо-заявление (Application Letter) — официальное обращение с просьбой о чём-либо: приёме на работу, зачислении на программу, предоставлении информации и т. д. Частный случай — сопроводительное письмо (Cover Letter) при отклике на вакансию, где вы представляете себя работодателю и описываете свои квалификации.
• Письмо-жалоба (Letter of Complaint) — письмо, в котором вы выражаете своё недовольство услугой, товаром или ситуацией. В нём важно вежливо описать проблему и, по возможности, предложить варианты решения.
• Письмо-извинение (Letter of Apology) — письмо с извинениями за какую-либо ошибку, неудобство или недоразумение. Такое деловое письмо на английском показывает вашу ответственность и стремление урегулировать ситуацию.
• Письмо-запрос (Request or Inquiry Letter) — обращение с просьбой предоставить информацию, документы или разъяснения. Например, учитель может написать запрос в издательство с просьбой прислать образцы учебников.
• Письмо-подтверждение (Acceptance/Confirmation Letter) — ответное письмо, подтверждающее получение чего-либо или согласие с условиями. Например, подтверждение получения приглашения на конференцию или согласие на участие в проекте.
• Рекомендательное письмо (Letter of Recommendation) — письмо, в котором вы даёте рекомендации человеку (например, вашему ученику или коллеге) для поступления на работу или учёбу. Вы описываете его сильные стороны и достижения.
• Благодарственное письмо (Thank-you Letter) — письмо с выражением благодарности. Учителя, например, пишут такие письма школам после стажировки или студенты — преподавателю за интересный курс.

Конечно, это не полный список. В деловой переписке встречаются и другие разновидности писем, но выше перечислены самые популярные. Независимо от вида, у всех них есть базовая структура, о которой поговорим дальше.

Структура делового письма на английском

Теперь, когда мы познакомились с видами писем, давайте разберём пошагово структуру и правила написания типичного официального письма на английском языке. Каждый элемент играет свою роль и стоит на своём месте:

Адрес отправителя

Первым в деловом письме указывается адрес отправителя (ваш адрес). Его пишут вверху письма. В традиционном бумажном письме адрес ставится либо в левом верхнем углу, либо справа – в зависимости от принятого формата. Укажите своё имя (или название организации), улицу, город, индекс и страну (если письмо международное). Например:

Jane Wilson
45 Baker Street
London W1U 8EW
United Kingdom

Если вы пишете email-письмо, отдельный блок адреса отправителя можно не указывать – достаточно оформить вашу электронную подпись с контактами в конце. Но в официальном письме на бумаге этот блок обязателен, это клише.

Дата

Дата размещается под адресом отправителя (справа или слева, в зависимости от формата). Обратите внимание: в английском языке принято писать месяц прописью, чтобы избежать двусмысленности. Например, June 11, 2025 или 11 June 2025. Формат с названием месяца сразу делает дату понятной международным адресатам. Не забудьте про запятую перед годом, если используете американский формат (Month Day, Year).

Адрес получателя

Адрес получателя (того, кому вы пишете) ставится ниже даты, с левого края. Включает имя получателя (если знаете), должность, название организации и сам адрес. Например:

Mr. John Doe
HR Manager
International Language School
1250 First Avenue
New York, NY 10001
USA

Перед именем обычно пишут обращения Mr. (мистер) для мужчин, Ms. (мис) для женщин. Если вы не уверены в статусе, Ms. универсально подходит для женщины вместо Mrs./Miss. Если адресовано целой компании или отделу без конкретного лица, сначала можно написать название отдела или просто название организации.

Приветствие

После всех адресов идет приветствие – та самая строка Dear .... Приветствие в деловом письме на английском должно быть вежливым и соответствовать контексту. Как правило, используется слово Dear (буквально «дорогой/дорогая», но в официальном стиле переводится как «уважаемый»). Далее ставится обращение к получателю, чтоб поприветсвовать:

• Dear Mr. Smith, — если известны фамилия и пол адресата (в данном случае обращаемся к мистеру Смиту).
• Dear Ms. Johnson, — если обращаемся к женщине (фамилия известна, а замужем она или нет — не важно, Ms. подходит в любом случае).
• Dear Sir or Madam, — универсальное приветствие, когда имя адресата неизвестно. Эквивалентно фразе «Уважаемые господа».
• To Whom It May Concern: — ещё один вариант, используемый в очень формальных случаях, когда письмо предназначено «кому бы то ни было заинтересованному». Часто используется в рекомендательных письмах. Обратите внимание: после этой фразы ставится двоеточие (:) вместо запятой.

Приветствие в деловом стиле всегда начинается с большой буквы (Dear) и обычно завершается запятой (или двоеточием, как в последнем случае). После приветственной строки можно для вежливости добавить фразу вроде I hope you are doing well. – это необязательно, но придаёт письму дружелюбный тон.

Вступление

Первый параграф письма — вводный. Здесь вы кратко поясняете, зачем пишете. Очень важно сразу обозначить цель, чтобы получателю было ясно, о чём пойдёт речь. Вот несколько типичных фраз, с которых можно начать официальное письмо:

• I am writing to inquire about ... — Пишу, чтобы запросить информацию о ...
• I am writing in regard to ... — Пишу по поводу ...
• I am writing to apply for ... — Пишу, чтобы подать заявку на ... (например, на должность работы).
• Thank you for your letter of April 10th. — Спасибо за ваше письмо от 10 апреля. (Хорошая фраза для начала ответа, если вы отвечаете на предыдущее письмо.)

После такой вступительной фразы обычно следует одно предложение с дополнительной конкретикой. Например: "My name is Anna Ivanova, and I am interested in the position of English teacher at your school". Главное — не писать длинный «разгон». Читатель делового письма ценит краткость и по делу.

Основная часть

Это «сердце» письма — один или несколько абзацев, где вы излагаете всю основную информацию. Здесь нужно раскрыть тему письма, привести детали, обосновать своё обращение или запрос. Несколько советов, чтоб составить основную часть:

• Придерживайтесь структуры «одна мысль — один абзац». Это облегчает чтение. Даже в электронных письмах длинное полотно текста лучше разделить на смысловые части, чтоб организовать порядок и последовательность мысли.
• Используйте вежливый, нейтральный тон. Избегайте сленга, жаргона и уж тем более грубости. Фразы вроде "I would appreciate if ..." («Буду признателен, если ...») помогут вежливо сформулировать просьбу.
• Будьте конкретны и ясны. Лучше указать точные данные (даты, суммы, факты), чем говорить расплывчато. Если вы, например, перечисляете достижения или требования, можно использовать нумерованный список внутри письма для наглядности.
• Если письмо длинное или содержит несколько вопросов/пунктов, убедитесь, что вы осветили все моменты из вступления. Читатель не должен гадать, ответили ли вы на его запрос полностью.
• Для привлечения внимания к ключевым моментам можно использовать выделение полужирным шрифтом или курсивом, но очень умеренно. В деловой переписке излишняя декоративность ни к чему.

Заключение

В последнем абзаце нужно подвести итог и вежливо завершить письмо. Часто здесь выражают надежду на ответ или дальнейшее сотрудничество, благодарят читателя за уделённое время. Например, заключение может начинаться так:

• I look forward to hearing from you. — С нетерпением жду вашего ответа.
• Thank you for your time and consideration. — Благодарю за уделённое время и внимание.
• Please let me know if you need any further information. — Дайте знать, если вам потребуется дополнительная информация.

После одной-двух таких фраз можно добавить завершающее предложение с приглашением к обратной связи или ещё раз выразить благодарность. Например: "If you have any questions, please feel free to contact me". Помните: заключительная часть должна оставлять хорошее впечатление и располагать к ответу.

Окончание и подпись

Финальные элементы письма — прощальная фраза и ваша подпись. Вот как закончить деловое письмо на английском и правильно подписать:

• Sincerely, — С уважением,
• Best regards, — С наилучшими пожеланиями,
• Yours faithfully, — Искренне ваш(а), (чаще используется в британском английском)
• Regards, — С уважением, (более короткий вариант, уместный в электронных письмах)

Первая буква в прощальной фразе пишется с заглавной (как видно выше), в конце ставится запятая. После этого с новой строки вписывается имя и фамилия отправителя (без точки в конце!). Например:

Jane Wilson
English Teacher

В печатном письме между прощанием и именем традиционно оставляют несколько пустых строк, где ставится собственноручная подпись от руки. В email, конечно, подпись ставить не нужно, но можно добавить электронную сигнатуру — ваше имя, должность, контакты. Также при необходимости после имени дописываются пометки "Encl." или "Attachments:" с перечислением вложений, если вы что-то прикладываете к письму. И иногда используют "P. S." для какого-то постскриптума, но в деловой переписке это встречается редко — лучше всё важное включить в основное письмо.

Советы по правильному оформлению официальных писем

Мы разобрали структуру, а теперь несколько дополнительных рекомендаций, которые помогут сделать ваше письмо безупречным. Правильное оформление делового письма на английском языке — это не только структура, но и стиль изложения:

• Соблюдайте стандартный формат: используйте читаемый шрифт (например, Times New Roman 12 или Arial 11), выравнивайте текст по левому краю (стиль block format), не злоупотребляйте цветовыми выделениями. Поля документа должны быть достаточно широкими, а между абзацами лучше делать пустую строку, чтобы письмо выглядело аккуратно.
• Пишите кратко и по делу: цените время получателя. Деловое письмо — не эссе и не художественный рассказ. Убирайте лишние слова и оставляйте только ту информацию, которая относится к делу. Если письмо получается очень длинным, подумайте, не лучше ли приложить отдельный документ с деталями, а в самом письме дать краткое резюме.
• Следите за тоном и вежливостью: даже если вы выражаете претензию, форма должна оставаться корректной. Используйте вежливые обороты (например, could you, I would be grateful if...) вместо прямых команд. Избегайте восклицательных знаков, больших букв (они воспринимаются как крик) и разговорных сокращений вроде BTW или смайликов — всё это лишнее в официальной переписке.
• Проверьте письмо перед отправкой: обязательно перечитайте написанное, лучше пару раз. Проверьте орфографию (воспользуйтесь программой проверки правописания) и грамматику. Убедитесь, что имена собственные написаны верно, цифры правильные. Хорошей идеей будет попросить коллегу пробежаться глазами по вашему черновику — свежий взгляд может заметить упущения.
• Учитывайте получателя: подумайте, кто будет читать ваше письмо. Стиль письма может немного различаться. Например, британцы чаще используют более формальные выражения (и такие закрытия, как Yours faithfully), а в американской деловой культуре допускается чуть более неформальный тон. Если пишете международному партнёру, старайтесь избегать узкокультурных отсылок или шуток, которые могут быть непонятны.
• Используйте понятную тему письма: если это электронное письмо, обязательно заполните поле "Subject" понятным заголовком. Например: "Inquiry about Partnership Proposal" или "Job Application – English Teacher". Так ваше письмо не затеряется и сразу будет ясно, о чём оно.
• Подчеркните свои квалификации: деловое письмо — это ещё и возможность произвести впечатление. Если уместно, упомяните свои достижения или сертификаты. К примеру, при отклике на вакансию учителя я обязательно упоминаю, что у меня есть сертификат TEFL/TESOL международного образца — это сразу повышает доверие работодателя к моим навыкам.

Примеры деловых писем на английском

Теперь давайте посмотрим на конкретный пример. Представим ситуацию: я откликаюсь на вакансию учителя английского языка в международной школе. Ниже приведён упрощённый пример делового письма на английском языке, который показывает структуру и формулировки:

Это письмо достаточно короткое и написано по сути дела. Как видите, в нём соблюдена вся необходимая структура: и адреса, и вежливое приветствие, и понятное изложение сути, и корректное завершение. Разумеется, в зависимости от вида письма формулировки могут меняться. Например, в письме-жалобе вместо "I am writing to apply..." вы начнёте с "I am writing to express my concern regarding ...", а в письме-запросе укажете, какую информацию хотите получить. Но общий каркас и подход остаются такими же, как в приведённом примере.

Заключение

Надеюсь, теперь составление делового письма на английском не кажется вам пугающей непостижимой задачей. Наоборот, это понятный алгоритм: чёткая структура, правильный порядок, вежливый язык, немного практики — и вы пишете письма на английском языке легко и уверенно.

Как преподаватель, я уверена: умение вести деловую переписку открывает перед нами, учителями, множество дверей. С его помощью мы связываемся с иностранными коллегами, школами, участвуем в международных проектах. Более того, этот навык полезен нашим студентам, и мы можем передать им свой опыт. Поэтому не бойтесь совершенствоваться в письме. Если чувствуете, что языковых навыков пока не хватает, подумайте о том, чтобы пройти хороший курс TEFL/TESOL — он не только даст вам международный сертификат TEFL/TESOL, но и серьёзно прокачает все аспекты английского, включая письменную речь.

В заключение хочу сказать: каждый раз, когда вы нажимаете кнопку «Отправить» или опускаете конверт в почтовый ящик, вы делаете шаг навстречу новым возможностям. Пусть ваши письма будут грамотными, убедительными и приносят вам успех. Удачи! 😊